Cómo crear un plan operativo para una empresa

Conseguir que una empresa funcione de manera efectiva depende de múltiples factores, como la estructura de la misma, su organización o la plantilla que la compone, por citar algunas.

Pero, en cualquier caso, lo realmente importante es que un negocio debe saber en todo momento hacia dónde se dirige y los recursos que necesita para lograrlo, algo que se puede lograr gracias a la creación de un plan operativo.

Por eso hoy vamos a hablarte del plan de operaciones de una empresa para que entiendas mejor qué es y, por supuesto, cómo llevar a cabo uno de ellos.

¿Qué es un plan operativo?

Al hablar de plan operativo de una empresa nos referimos a una estrategia integral que se encarga de definir las distintas funciones y actividades de un departamento o equipo, poniendo especial énfasis en cómo estos contribuyen a los objetivos generales de la empresa.

Es decir, este tipo de planes suelen encargarse de indicar cuáles son las tareas necesarias para conseguir que una empresa funcione correctamente y cumpla sus objetivos, normalmente a corto-medio plazo. Por eso en ellos se suelen recoger:

• Las funciones y responsabilidades de cada uno de los puestos de trabajo.
• El detalle de los plazos en los que deben llevarse a cabo las tareas.
• El proceso y las actividades cotidianas que contribuyen a los objetivos operativos de la empresa.

Este tipo de planes definen claramente el funcionamiento interno de una empresa, teniendo en cuenta todos los componentes que influyen en la misma y su capacidad para dar cumplimiento a los objetivos fijados por la organización

¿Es lo mismo un plan operativo que un plan estratégico en las empresas?

En ocasiones los términos de plan operativo y plan estratégico se suelen confundir y se utilizan indistintamente para hablar de lo mismo, pero lo cierto es que ambos conceptos se refieren a dos cuestiones distintas.

Vamos a ver ambos en detalle cada uno de ellos para conocer un poco mejor qué diferencias podemos encontrar.

El plan estratégico

Cuando hablamos de un plan estratégico nos referimos a aquel que define los objetivos de alto nivel de una empresa, como son su misión y su visión. Es decir, son aquellos planes que se establecen a largo plazo (unos 5 años) y que nos ayudan a determinar cómo la empresa conseguirá los objetivos que tiene previstos.

Por su propio carácter, estos planes suelen ser elaborados por los directivos y tienen una visión más global del funcionamiento de la entidad.

El plan operativo

Como hemos visto, el plan operativo se centra más bien en la parte logística, de manera que nos proporciona una visión más detallada de las acciones que se deben llevar a cabo para conseguir alcanzar un objetivo concreto, que se define con idea de alcanzar objetivos más amplios, habitualmente detallados en el plan estratégico que lo enmarca.

Por eso, este tipo de planes tienen en cuenta aspectos como cuál es el tiempo necesario para realizar un proceso o el número de personas que van a estar involucradas en cada una de las acciones que se vayan a llevar a cabo.

Cómo crear un plan operativo paso a paso

Ahora que ya conocemos en mayor detalle qué es un plan operativo, es importante ver cuáles son los pasos para dar si queremos crear uno.

En este sentido, es fundamental saber que no existen unas reglas definidas a la hora de generar un plan operativo, sino que esta tarea puede variar sustancialmente dependiendo de la empresa que vaya a ejecutarlo.

No obstante, a continuación, te dejamos una serie de pasos que pueden servirte de guía.

1. Empieza con un plan estratégico

Como acabamos de ver, los planes estratégicos nos ayudan a definir de manera más general los objetivos de la empresa y la manera de lograrlos.

De manera que desarrollar uno nos servirá de base para ir detallando, posteriormente, todos los recursos y acciones que vamos a ir necesitando para ejecutarlo (lo que ya sería el Plan Operativo).

2. Establece metas y acota el alcance

Dentro de una empresa pueden existir varios planes operativos en función del departamento, el área a la que afecten, etc., aunque todos ellos deben ser coherentes entre sí y deben coordinarse buscando adecuarse al Plan Estratégico del que dispone la organización. Por otro lado, piensa que, cuanto más acotado esté el campo de actuación, más sencillo será establecer el plan operativo.

Además, también es importante acordar una serie de metas a lograr, las cuales pueden estar relacionadas con:

1. Disminuir el presupuesto para un departamento en relación con el año anterior.
2. El lugar en el que debería estar el equipo en un periodo determinado.
3. El cumplimiento de algunos KPI que se hayan establecido previamente.

Estas cuestiones serán las que nos ayuden a definir las metas de una manera mucho más sencilla y efectiva.

3. Planifica tu presupuesto

En un plan de operaciones no solamente es importante definir los proyectos y tareas necesarias para conseguir un objetivo, también debemos saber cuál es el presupuesto que requerimos para llevar a cabo las mismas.

Ten en cuenta que el presupuesto del plan operativo debería venir del presupuesto anual del departamento, por lo que es clave conocerlo antes de dar ningún paso, ya que puede limitarnos a la hora de desarrollar nuestro plan operativo.

4. Diseña un sistema de seguimiento

Una vez tengamos diseñado todo el plan operativo, será crucial prever también como se va a llevar a cabo la medición del mismo. Y es que, para saber si está funcionando o no, necesitamos ir midiendo los resultados.

Por eso es necesario diseñar un sistema de seguimiento o de realización de informes que nos permite llevar a cabo este análisis cuantitativo de manera sencilla. De esta manera, podremos realizar ajustes en caso de que resulte necesario. Todo Plan Operativo debe contar con un sistema de seguimiento y evaluación.

Conclusiones

Diseñar un plan operativo para una empresa es una tarea que nos permite asignar los recursos y definir las acciones de una manera mucho más efectiva para así cumplir los objetivos de nuestro negocio.

Pero, antes de llevarla a cabo, es importante conocer en profundidad el funcionamiento de nuestra empresa en su contexto de mercado y competencia, algo que podemos lograr gracias a un estudio de mercado. En CIMEC llevamos a cabo este tipo de procesos y cualquier otro que pueda ayudarte a lograr los objetivos de tu empresa. No lo dudes y contacta con nosotros.