Dentro del contexto empresarial, uno de los problemas que solemos encontrarnos con mayor regularidad es el desconocimiento, por parte de los trabajadores, de cuáles son sus funciones y obligaciones. Algo que puede provocar errores y desánimo, contribuyendo a un deficiente clima laboral.
Artículos relacionados:
Por eso, tener una buena estructura organizacional es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa y, para definir esta, podemos ayudarnos de distintos sistemas, como la matriz RACI. Esto nos ayuda a definir quién es la persona encargada de llevar a cabo una actividad concreta y, a lo largo de este artículo, vamos a conocerla con mayor detalle.
Índice de contenidos
La matriz RACI en siglas
La matriz RACI es un modelo de responsabilidades enfocado a la gestión de un proyecto, el cual nos ayuda a determinar qué persona es la que va a llevar a cabo cada rol y las responsabilidades que se incluyen dentro del mismo. Siendo los roles que se manejan los detallados a continuación:
- Responsable o responsible (R). Es decir, la persona encargada de realizar una tarea concreta.
- Autoridad o accountable (A). En este caso, hablamos de la persona encargada de controlar que las tareas salgan bien.
- Consultor o consult (C). Abarca a aquellas personas que tienen un perfil técnico.
- Informado o Informed (I). Son aquellas personas a las que se debe informar sobre el avance del proyecto.
Más abajo vamos a ver cómo crear una matriz RACI para así mejorar el sistema de organización de nuestra empresa.
Como crear una matriz Raci
En líneas generales, podemos decir que para desarrollar la matriz RACI se efectúa una cuadrícula en la que se colocan los nombres de los trabajadores en la parte superiores y el de las actividades a desarrollar a la izquierda, de manera que cada uno pueda ver de un simple golpe de vista de qué se tiene que encargar.
No obstante, este proceso es complejo y conlleva tener en cuenta una serie de cuestiones que vamos a ver de forma detallada.
Tamaño y complejidad del proyecto
La matriz RACI funciona mejor en aquellos proyectos que tienen un tamaño medio o superior, puesto que es en los que suele haber un mayor número de roles y resulta más complejo definirlos.
Además, también es un modelo interesante de utilizar cuando una empresa se enfrenta a un nuevo proyecto, puesto que le va a ayudar a marcar una buena dirección y la correcta distribución de responsabilidades.
Identificar las tareas a llevar a cabo
Para poder realizar correctamente esta matriz, debemos definir el proyecto en las distintas tareas que vamos a tener que efectuar para el mismo. No es necesario que las detallamos mucho, pero sí deben quedar esbozadas.
Una forma sencilla de hacerlo es crear un listado e ir apuntando todas. Estas tareas serán las que, posteriormente, ocupará el lado izquierdo de la matriz RACI.
Asignar los roles
El siguiente paso va a consistir en distribuir los roles dentro de la matriz, para lo cual suele ser necesario realizar una reunión con las personas que vayan a formar parte del proyecto. De esta forma, todos los participantes conocerán cuál va a ser su cometido antes de que se inicie el mismo aunque, posteriormente, quede también reflejado en la matriz.
Lo más conveniente es que cada tarea tenga una autoridad y al menos un responsable, además de ser recomendable que todos los integrantes del proyecto estén de acuerdo con la asignación de roles.
Determinar fases del proyecto y un calendario
Por último, no debemos olvidarnos de que, si queremos garantizar el éxito del proyecto y la efectividad de la propia matriz de actividades, es necesario realizar un calendario en el cual se marque la fecha de finalización de cada tarea y fase, siempre con cierta flexibilidad.
Así podremos garantizar el cumplimiento de cada uno de estos plazos y el correcto desarrollo del proyecto. Además de evitar posibles errores y otra serie de problemas que puedan venir derivados de una incorrecta gestión de los roles.
Ventajas de la matriz Raci
El uso de esta matriz aporta una serie de ventajas importantes a la empresa, como son:
- Incremento de la comunicación. El hecho de tener explicitado quién es el responsable de cada tarea ayuda a que los trabajadores sepan qué se espera de ellos. De esta forma, la toma de decisiones se agiliza.
- Mejora en la gestión del proyecto. Por otro lado, el hecho de que las jerarquías queden definidas desde el inicio facilita la coordinación entre los miembros y la toma de responsabilidades.
- Evita sobrecargas de trabajo. Finalmente, también nos ayuda a evitar que ciertos empleados se carguen con tareas que no son suyas, lo que reduce sus niveles de estrés y mejora el clima laboral.
Qué pueden aportar los estudios de mercado a la organización interna de las empresas
Además de una buena organización interna del trabajo, con elementos como los que hemos descrito, es fundamental conocer y evaluar en paralelo el clima laboral, el compromiso de los empleados o “employee commitment”. Este tipo de estudio, normalmente con carácter continuo o “tracking”, nos aportan la medición del compromiso laboral de los empleados en un momento y su evolución en el tiempo tras la toma de algunas medidas de gestión interna. Es importante comprender la situación del clima laboral en el conjunto de la plantilla, y también por categorías laborables o por departamentos. En este sentido una alternativa sería apoyar este estudio con una encuesta de clima laboral.
Por otro lado, es también determinante conocer el nivel de relevancia de los factores individuales que impactan en el clima laboral general, y su performance, para aplicar medidas que contribuyan realmente en la mejora de la organización de la empresa, que al final siempre impacta en un mejor servicio al cliente y en la mejora de la imagen de la marca.
En resumen
La matriz RACI es una excelente forma de mejorar la gestión interna de los proyectos dentro de una empresa. No obstante, a veces el incorrecto funcionamiento de un negocio no solo tiene que ver con una mala gestión de roles, sino que tiene unas raíces más profundas que es necesario conocer con la ayuda de una investigación más exhaustiva.
En CIMEC somos especialistas en diseñar las soluciones adecuadas para evaluar el clima laboral y el compromiso de los empleados. Por eso podemos brindarte la ayuda que necesitas para mejorar el funcionamiento de tu empresa. Solamente tienes que ponerte en contacto con nosotros.
Comments are closed.